Comment construire un tableau de bord efficace ?
S’interroger en amont
Un bon tableau de bord doit :
- Regrouper toutes les informations et indicateurs clés au même endroit
- Être actualisé régulièrement, voire en temps réel
- Être facilement compréhensible, ne nécessiter aucune ou peu de connaissances spécifiques (par exemple, en comptabilité)
- Mettre en lumière les objectifs d’une entreprise, sa stratégie et sa performance
- Permettre d’identifier les écarts le plus rapidement possible et d’effectuer des actions correctives.
Pour ce faire, il est primordial de se poser en amont quelques questions :
- Quelles sont les données essentielles pour ce business / ce secteur d’activité ?
- Quels sont les objectifs de l’entreprise et ses points de vigilance ?
- Comment collecter et mettre à jour les données ? A quelle fréquence ?
- Quels sont les indicateurs à suivre ?
- A qui s’adresse le tableau de bord ? Sous quelle forme le matérialiser ?
La finalité est de construire un support pertinent, simple et de qualité qui sera réellement utilisé par ses destinataires !
Sélectionner un outil
Pour choisir une solution, la première étape est d’identifier les sources de données qui vont alimenter le tableau de bord, par exemple un logiciel de comptabilité, puis d’effectuer un listing des outils qui peuvent importer ses informations (outils interopérables ou import de fichier comme le FEC).
La deuxième étape est de s’interroger sur le livrable : sous quel forme le destinataire va-t-il consulter le tableau de bord ? Via un site internet, en PDF sur un serveur ou par e-mail ou encore en format papier ? A-t-il besoin d’y accéder à distance, de le partager ? Dans ce dernier cas, des solutions en Saas, hébergées en ligne, existent et permettent de paramétrer rapidement et simplement des tableaux de bord.
Dernière étape : ne négligez pas l’apparence conviviale et intuitive de l’outil. Un support visuellement agréable à consulter et une interface facile à prendre en main sont des points à prendre en compte.
Définir les indicateurs clés
Les indicateurs d’un tableau de bord sont liés aux objectifs fixés par l’entreprise. Ce sont principalement des indicateurs de performance et/ou de pilotage, qui permettent de mesurer l’activité ainsi que le résultat des actions menées.
Ils doivent être mis à jour régulièrement pour permettre un suivi et une analyse de l’évolution de l’activité. Il en existe une multitude, d’où la nécessité de bien les sélectionner.
Choisir la mise en forme
Vous disposez maintenant de la matière première de votre tableau de bord et cherchez à le mettre en forme. Mais quelle présentation choisir entre des histogrammes, des courbes, des camemberts, des tableaux, etc… ?
Garder en tête que pour être efficace, un visuel doit permettre d’interpréter les chiffres clés affichés d’un seul coup d’œil. Certains graphiques sont donc plus adaptés à certaines données. Pour comparer des valeurs ou mettre côte à côte des données, l’histogramme est le plus approprié. Pour visualiser une progression, les courbes sont toutes indiquées alors qu’un camembert conviendra davantage pour représenter une proportion.
Le choix des couleurs ne doit pas non plus être négligé. Elles font passer des messages et guident le lecteur. Le vert et le rouge sont notamment très utilisés pour distinguer les chiffres positifs, des négatifs.