Arrêter les tableaux de bord sous Excel – 8 raisons pour franchir le pas !
Dans un contexte de crise et de concurrence accrue, piloter son entreprise efficacement est devenu indispensable. Pour y parvenir, un dirigeant peut s’appuyer sur un outil incontournable d’anticipation, d’aide au pilotage et à la décision : les tableaux de bord de gestion. Souvent désigné par le terme de tableaux comptables, ils se composent d’indicateurs clés. L’objectif étant de mesurer la performance de la société et de contrôler l’atteinte des objectifs stratégiques fixés.
Partenaire clé du dirigeant, un expert-comptable peut établir un tableau de bord pour son client. Mais sur quel outil s’appuyer pour trier et analyser les données brutes ? Et comment les rendre accessibles et compréhensibles, le tout avant qu’elles soient inutiles et obsolètes ?
Par le passé, Excel était LA solution utilisée par défaut pour l’analyse de données et la restitution sous forme de tableaux et graphiques. Le logiciel de Microsoft offre en effet de nombreuses possibilités. Il convient parfaitement pour structurer des données non volumineuses. Cependant il présente certaines limites. Les professionnels du chiffre sont donc de plus en plus nombreux à s’orienter vers des solutions basées sur la business intelligence et la data visualisation.
Vous perdez un temps précieux
La mise en place de tableaux de bord sous Excel peut vite devenir une activité chronophage. Pour réaliser une analyse complète et obtenir des indicateurs pertinents, vous allez passer du temps à intégrer les écritures comptables dans votre tableur. Mais aussi à les trier et à construire vos formules.
Vous pouvez également avoir besoin de compiler des informations venant de multiples sources (données extra comptables). Il vous faudra donc les recueillir et les ajouter. Sans oublier de supprimer les doublons éventuels !
Ajoutez à cela le fait qu’Excel ne dispose pas d’une fonctionnalité de mise à jour en temps réel. L’outil demande donc du travail et du temps pour rentrer les nouvelles données et actualiser le tableau de bord.
Finalement, vous passerez bien plus de temps à construire, maintenir et mettre à jour votre rapport qu’à l’analyser…
En vous équipant d’un outil de création de tableaux de bord, c’est l’algorithme de ce dernier qui intégrera et transformera vos données brutes. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur l’interprétation des résultats. Les tableaux de bord de ces outils ne sont pas figés : ils évoluent en temps réel avec la comptabilité.
Les solutions présentent sur le marché proposent pour la plupart une série de tableaux de bord « modèles » ainsi que des indicateurs pré-configurés. Et pour les besoins sur-mesure de vos clients, vous pouvez vous orienter vers un une plateforme comme WAIBI pour réaliser tous types de tableaux de bord personnalisés, des plus simples au plus complets. 300 indicateurs pré-définis sont disponibles et vous avez la possibilité d’en créer facilement et rapidement de nouveaux selon les postes importants et secteurs d’activités de vos clients.
Les chances sont minces qu’aucune erreur ne se soit glissée dans vos calculs
Saisir manuellement certaines données, jongler entre les différents onglets, sélectionner les bonnes plages, éliminer les doublons et informations inutiles, remplir ses cellules par copier / coller… Si vous utilisez Excel, vous savez que ces manipulations sont nombreuses. Mais aussi extrêmement dangereuses ! Une erreur est vite arrivée et peut avoir de graves conséquences. En effet, la prise de décision risque d’être basée sur une information erronée.
Confier l’intégralité du traitement à l’algorithme d’un outil de création de tableaux de bord vous éviterait toutes erreurs. Une fois vos fichiers sources importés et votre indicateur configuré, le calcul s’effectue sans autre intervention de votre part. Et les indicateurs clés sont automatiquement actualisés à chaque ajout de données.
Vous tirez un trait sur la collaboration
Malgré l’arrivée de Sharepoint, il est toujours difficile de partager un fichier Excel avec vos clients et collaborateurs. En effet, des données peuvent être accidentellement modifiées ou supprimées. De plus, le fichier Excel est rarement travaillé en temps réel. Il est encore souvent téléchargé, ce qui pose des problèmes de versions si chacun travaille dessus de son côté. Enfin, vous ne souhaitez peut-être pas diffuser toutes les informations à vos clients, mais Excel ne permet pas de gérer des droits d’accès. Vous devez donc, malgré le partage de fichiers, créer à minima un tableur « cabinet » pour vos analyses, et un tableur « client » que vous transmettez au dirigeant / décideur.
Avec une solution de création de tableaux de bord, vous avez la garantie que les fichiers sources ne seront pas modifiés. Chacun dispose des mêmes données, de la même version. Enfin, vous gérez précisément les droits d’accès et décidez si les utilisateurs peuvent modifier et/ou supprimer des éléments : chaque utilisateur accèdera uniquement aux informations et paramétrages qui le concerne.
Pas d’analyses avancées sans être un(e) pro du tableur
Excel est un logiciel complet qui permet vraiment beaucoup de choses. Mais certaines fonctionnalités restent réservées à des utilisateurs experts. La complexité de l’outil nécessite en effet que vos collaborateurs soient très bien formés à son utilisation. Alors que ce sont justement les analyses croisées et autres fonctionnalités avancées qui fourniront des indicateurs pertinents pour l’aide à la décision et au pilotage.
De plus, vos clients n’ont ni les mêmes habitudes, ni peut-être les mêmes niveaux de compétence que vous et vos collaborateurs avec ce logiciel. Il peut donc être très complexe pour eux de comprendre et/ou de travailler votre fichier.
Les interfaces des outils de création de tableaux de bord sont pensées pour être intuitive et ergonomique. Elles permettent une prise en main rapide et un paramétrage identique pour chaque collaborateur. Elles ne nécessitent pas ou peu de connaissances informatiques, que ce soit pour paramétrer des tableaux de bord ou les consulter. Les restitutions sont synthétiques, percutantes et facilement compréhensibles.
Croiser des données financières et opérationnelles : mission (quasi) impossible
Pour certaines activités, il est intéressant de suivre des indicateurs clés intégrant des unités d’œuvre. Par exemple le nombre de couverts réalisés par un restaurant, l’effectif d’une société, les kilomètres parcourus par les commerciaux ou encore les heures travaillées par les salariés. Excel permet d’effectuer des analyses croisées entre différentes bases de données. Mais il s’agit d’un vrai défi et les calculs ainsi que l’analyse restent très limités.
Alors que WAIBI vous permet de saisir des « données tierces » et de créer facilement des indicateurs personnalisés les intégrant. Le paramétrage est simple et rapide. Et les analyses avancées sont maintenant faciles !
Pas de visualisations dynamiques, uniquement des graphiques statiques
S’il y a un point sur lequel Excel est largement surpassé par les outils de création de tableaux de bord, c’est bien la visualisation des données. Le premier restitue des tableaux et graphiques statistiques. Alors que les seconds permettent d’interagir avec les analyses visuelles créées. Ces interactions sont primordiales pour pouvoir suivre les évolutions passées ou à l’inverse les projections des indicateurs clés. Ou encore pour faire un focus sur des périodes précises. Et donc un vrai plus pour la prise de décisions.
Vous rencontrez des problèmes de performance avec les fichiers volumineux
Si vous utilisez Excel fréquemment, vous avez sûrement déjà eu un fichier qui « mouline ». Parfois même, le logiciel « plante » et vous croisez les doigts pour que la récupération fonctionne correctement. Ce problème est fréquent si votre tableur comporte un nombre conséquent de lignes ou de macros. Car Excel éprouve des difficultés à traiter de gros volumes de données.
A l’inverse, les outils de création de tableaux de bord sont en mesure d’exécuter rapidement des calculs complexes. Et ce même avec des sources de données conséquentes comme peut l’être un Grand livre en comptabilité !
Quid de la sécurité ?
Vos données ne sont pas sécurisées avec Excel, et ce pour deux raisons principales. La première repose sur les échanges de fichiers par mail. Comme l’erreur est humaine, il y a toujours un risque d’envoyer le tableur à la mauvaise personne, et ainsi de dévoiler des données confidentielles.
La seconde concerne la manipulation des données : en travaillant sur votre fichier, vous pouvez par inadvertance effacer une cellule, ou même une feuille entière, et ne pas vous en rendre compte avant de sauvegarder. Or il peut être très compliqué de revenir en arrière, voire impossible si l’historique des versions précédentes est vide. Le fichier peut aussi être corrompu, ou encore vous pouvez tout bonnement écraser la sauvegarde, perdant alors des heures de travail.
Les plateformes Saas ont l’avantage que les données sont sauvegardées sur des serveurs distants. Dans le cas de WAIBI, les données de vos clients sont sous haute sécurité et inopérables d’un cabinet à l’autre. Les transferts sont cryptés. Nous effectuons 4 sauvegardes par jour, conservées pendant 15 jours et hébergées dans trois lieux différents (bien sûr tous en France !).
Ne créez plus vos tableaux de bord avec Excel
Un bon outil de création de tableaux de bord doit être ergonomique, son utilisation intuitive, et la restitution facilement compréhensible.
Il faut pouvoir transformer facilement et rapidement les données brutes, en évitant les erreurs humaines, et en automatisant les mises à jour. Mais aussi permettre un partage avec les collaborateurs et clients, en gérant les droits d’accès de chacun.
La donnée doit servir à guider le dirigeant. Aussi les analyses avancées, croisements de bases de données et interactions avec les visualisations sont des fonctionnalités essentielles. A condition d’être faciles à mettre en place et non perturbées par des problèmes de performance comme cela peut être le cas avec un gros volume de données.
Avec Excel, c’est impossible.